El equipo del proyecto es clave para garantizar la implementación exitosa de un sistema de planeación de recursos empresariales o ERP. Como CIO o líder de TI, conocer a las personas y funciones adecuadas que necesitará, y cómo obtener lo mejor de ellas, puede ayudar a reducir la probabilidad de fallas.
Aquí hay cinco principios a seguir.
1. Comiencen con los fundamentos
Antes de elegir a los participantes del proyecto, deben comprender el panorama general.
La comprensión de los fundamentos del caso de negocios debería ser lo primero, dijo John Belden, líder de ejecución de proyectos en UpperEdge, un asesor de negociación de TI con sede en Boston. Esto incluye saber cómo y por qué funciona el negocio.
Aunque seleccionar las habilidades técnicas adecuadas es importante, es igualmente importante que los participantes puedan colaborar, facilitar, negociar y reconocer el riesgo, dijo Belden.
Puede incluir a los primeros participantes, como arquitectos de soluciones y expertos en negocios, para diseñar las bases técnicas y comerciales para el proyecto. Los arquitectos de soluciones y los expertos en negocios ya trabajan con una variedad de otros roles en la empresa para proporcionar una perspectiva y orientación más amplias. Una vez que se haya establecido el equipo interno del proyecto ERP y todos estén en la misma página, contrate a los integradores de sistemas con la supervisión adecuada para reducir el riesgo de sobrecostos.
2. Elijan primero a los jugadores clave
La implementación exitosa de ERP comienza con un equipo sólido, y un equipo es tan bueno como su base.
El arquitecto de soluciones es el primer rol que las empresas deben crear para un nuevo equipo de proyecto ERP, dijo Gus Cicala, fundador y CEO de Project Assistants, un servicio de consultoría de gestión empresarial con sede en Wilmington, Del.
El arquitecto de soluciones puede trabajar con otras partes interesadas para iniciar la práctica de mapear las necesidades de su organización. Esto es necesario porque su organización necesita saber con qué proveedor ir.
«Obviamente, una organización no debe permitir que un departamento de ventas externo administre el proceso de selección de ERP», dijo Cicala.
El arquitecto de soluciones debe comenzar con los requisitos de la organización y utilizarlos como base para la búsqueda. Luego, pueden crear un conjunto bien definido de declaraciones medibles, una carta del proyecto que describa por qué el resultado es necesario, qué requisitos deben cumplirse y cómo se gestionará.
Incluso cuando confía en el proveedor, es importante contar con una persona interna que pueda adaptar el enfoque de un proveedor a las necesidades de la organización misma, dijo Cicala.
Los propietarios de procesos comerciales complementan al arquitecto de soluciones con una perspectiva comercial para el equipo del proyecto ERP.
«Por lo general, se trata de personas de nivel medio de gestión que saben cómo funciona el negocio, entienden lo que hace que un negocio sea único y, en última instancia, influyen en los demás en su departamento porque son líderes respetados», dijo Andrew Park, vicepresidente y socio de Centric Consulting con sede en Cincinnati.
Los propietarios de procesos comerciales son clave para los requisitos, el diseño y la validación de pruebas, la gestión de cambios y todas las demás facetas del Proyecto.
3. Elijan otros roles clave
Una vez que se han sentado las bases, es hora de desarrollar los otros roles internos del equipo del proyecto ERP.
La necesidad de otros roles clave depende del alcance del proyecto y los objetivos generales de su empresa, dijo Park. Por ejemplo, un equipo puede necesitar expertos en múltiples temas. Aquí hay algunos roles comunes del equipo de proyecto ERP:
- Líder ejecutivo. La porra ejecutiva está a cargo del presupuesto, mantiene los ojos de todos en la misión más grande y aborda situaciones difíciles.
- Gerente de proyecto. El comandante en tierra del día a día mantiene feliz al negocio, gestiona los riesgos y se asegura de que el alcance, el cronograma y el presupuesto estén bajo control.
- Arquitectos funcionales y técnicos. Estas son las personas de productos de ERP profundos que traducen expertamente los requisitos comerciales en procesos y características del sistema que se adaptarán mejor y evaluarán las necesidades actuales y futuras.
- Analistas empresariales y técnicos. Estos expertos empresariales son responsables de la recopilación de requisitos, diseño de documentación, mapeo de procesos, configuración, pruebas, conversión de datos y capacitación.
- Expertos en la materia. Estas personas son especialistas en la industria, procesos o tecnología y ayudan a guiar el diseño y construcción de sistemas.
4. Obtengan apoyo en toda la organización
Una vez que el equipo central se ha desarrollado, es importante establecer una relación de trabajo con otros grupos dentro de la organización.
«Van a necesitar mucha ayuda del resto de la organización», dijo Belden.
Obtengan soporte de otros departamentos, como compras, recursos humanos y legal. Toda la organización necesita involucrarse formalmente en el programa para entregar recursos competentes y lograr el éxito.
5. Comprendan cómo administrar un equipo externo
Estarán en una mejor posición para supervisar a los socios externos una vez que haya surgido el equipo interno. Los socios externos, por ejemplo, los integradores de sistemas, pueden ser costosos, por lo que es importante ser estratégico.
«Cuando consideren que cualquier gasto excesivo de su parte resulta en un aumento de los ingresos y las ganancias de su parte, se convierte en una exageración pensar en su asociación como impulsada por intereses mutuos», dijo Belden.
Los sobrecostos en los programas ERP normalmente se basan en pagar a los integradores de sistemas mucho más de lo que se planeó originalmente. Estos sobrecostos a menudo ocurren sin penalización para el integrador de sistemas porque el contrato especifica claramente excepciones para las cuales se justificó un gasto adicional.
Estas excepciones pueden ocurrir debido a lagunas en la comprensión de los aspectos funcionales de un caso de negocios, experiencia en datos, gestión del cambio organizacional y supervisión del programa, dijo Belden.
La incorporación de expertos con las habilidades faltantes puede reducir el riesgo de que estas brechas conduzcan a sobrecostos.